La qualité rédactionnelle en entreprise

Un chiffre d’affaires en hausse, une entreprise plébiscitée par ses clients qui sont des amoureux de sa Marque ?

Cela, vous pouvez l’obtenir avec une bonne communication d’entreprise.

Hausse du CA
CA en hausse (freepik)

Une communication défaillante

Les études récentes pointent une baisse de qualité dans la communication d’entreprise. L’impact significatif d’une mauvaise qualité rédactionnelle sur les entreprises a été mis en évidence de manière récurrente ces dernières années par des études scientifiques (Business wire, Bizfluent, BCcampus).

Qualité de vie des employés

Une mauvaise communication en entreprise contribue à l’insatisfaction des employés et à l’augmentation du stress, ce qui a un impact sur leur moral et leur engagement dans l’entreprise. Les études ont bien montré qu’une communication efficace et personnalisée est essentielle à un environnement de travail positif et peut contribuer à réduire les taux de rotation du personnel 1.

Jean-Michel Milon, Grand prix du Management 2018, avec l'aimable autorisation de l'auteur.

Jean-Michel Milon, Grand prix du Management 2018, avec l’aimable autorisation de l’auteur.

Les entreprises conscientes de leur médiocre qualité de communication ou qui l’ont anticipé en relation avec une situation d’urgence future (absence d’un employé, nouvelle commande importante, ouverture d’une nouvelle branche) essaient de pallier les effets négatifs de la mauvaise communication par l’embauche de stagiaires à répétition pensant diminuer les coûts ou bien en faisant tourner les employés sur le poste des absents. Mais cela n’est qu’un pansement de surface qui génère des surcoûts sans résoudre fondamentalement le problème.

Erreurs très courantes.

  • Prendre des stagiaires indéfiniment pour réduire les coûts.Les former, les suivre, est-ce vraiment un gain de temps. De plus, pensez-vous aux risques liés à la confidentialité des données de l’entreprise ? 
  • Autre erreur : faire tourner les employés sur les postes des absents. L’employé n’est pas un professionnel de l’écriture même s’il est bon, il reviendra frustré, d’une part car ces heures supplémentaires ne seront pas forcément payées, ensuite parce que, pendant ce temps, il ne fait pas son travail à lui. De plus, certains aspects risquent d’être oubliés de part et d’autre.

La frustration induit une baisse de performance, donc des surcoûts pour l’entreprise.

Et la qualité de vie ?

Mauvais moral, fatigue, baisse de l’engagement et de la productivité conduisent inévitablement à une baisse de performance et du chiffre d’affaires

Baisse de la productivité et des performances

Des documents internes mal rédigés, tels que les politiques et les procédures, peuvent être source d’erreurs et de malentendus parmi les employés, ce qui ralentit les performances et réduit la productivité globale.

Si certains employés n’ont pas compris le sens réel d’une consigne, c’est même la sécurité de tous qui est en jeu. On trouve, au cours des siècles, de nombreux exemples de ce problème qui peut se décliner par des conséquences parfois très graves entraînant la mort des ouvriers comme l’incident survenu en 2014 à l’usine DuPont LaPorte.

Fuite de méthylmercaptan à l’usine Dupont à La Porte, Texas en 2014

Une fuite de méthylmercaptan toxique s’est produite, libérant près de 24 000 livres de la substance en conséquence d’une série d’erreurs de communication entre les équipes de travail. Cela a entraîné la mort de quatre employés et une amende de 372 000 dollars pour violations de sécurité. Un autre exemple est l’explosion de gaz naturel à l’usine Kleen Energy en 2010. Les travailleurs avaient reçu des instructions contradictoires concernant les soufflages de gaz naturel. Certains ont été informés la veille, tandis que d’autres n’ont été avertis que le matin de l’explosion. Ce manque de communication a causé la mort de six travailleurs et 50 autres au moins ont été blessés.

Surcoûts

Les erreurs de communication et le manque de clarté de la documentation peuvent conduire à des erreurs extrêmement couteuses comme on l’a vu plus haut ; Les corriger entraîne également des coûts supplémentaires. Les entreprises conscientes du problème supporteront volontiers des dépenses liées à la formation des employés pour améliorer leurs compétences rédactionnelles ou à l’embauche de rédacteurs professionnels pour assurer une communication de qualité (BCcampus).

Baisse du chiffre d’affaires

Une communication écrite inefficace dans le domaine du marketing et des interactions avec les clients entraîne des occasions manquées voire un dégoût du client qui juge l’entreprise médiocre, d’où une baisse des ventes.

Une bonne communication en entreprise

Voyons maintenant les effets que pourrait produire une communication écrite d’influence et des documents précis et clairs.

Hausse de l’indice de confiance

Votre cible vous fait confiance et cette confiance est commme une graine à faire pousser. Il faut entretenir cette confiance pour qu’elle grandisse de jour en jour et se fortifie. La communication est le moyen le plus efficace pour parvenir à ce but. Dans une bonne communication, l’interlocuteur n’a aucun doute sur ce que vous voulez dire. Il existe une excellente concordance entre ce qui est dit et ce qui est entendu.

Tout cela présuppose bien sûr des conditions. Et la première, c’est le respect total du client qui ne sera pas vu comme un numéro de dossier mais traité comme un véritable partenaire d’égal à égal. C’est à partir du moment où le client se sent fondamentalement respecté et honoré qu’il est prêt à entendre ce que vous avez à lui dire. Ensuite, bien sûr, vient la qualité de la rédaction qui présuppose aussi un certain nombre d’éléments complexes.

Hausse de la qualité de vie au travail

Une bonne communication avec les clients et la confiance qu’ils manifestent est un baume pour l’entreprise. Mais la communication interne est importante elle aussi. De même que le client doit être respecté, l’employé, lui aussi, doit avoir sa place et être estimé à sa juste valeur. S’il reçoit les ordres d’en haut, souvent sans aucune explication et sait juste qu’il doit les exécuter. Là, il est bien clair pour lui qu’il ne compte pas plus qu’un numéro et qu’il peut être remplacé du jour au lendemain.

Mais, si les communications qui lui sont adressées de la part de sa direction sont qualitatives et empreintes de respect, s’il sent qu’il a une part dans la marche de l’entreprise, que l’on compte sur lui, qu’il est un maillon indispensable et que l’on prend son avis dans les décisions, il se sentira très vite à sa place et sera prêt à donner le meilleur de lui-même.

Hausse des performances

Naturellement, se trouvant bien à sa place avec une importante mission à réaliser, l’employé augmentera naturellement son engagement et ses performances grâce à l’intérêt renouvelé pour son entreprise. Ce sont les performances de toute l’entreprise qui seront bientôt portées au double grâce à l’attitude prudente et bienveillante de la direction et à l’engagement de chacun dans l’équipe en réponse conséquente à cette attitude .

Baisse des coûts

Il est facile à comprendre qu’éviter les erreurs dans la rédaction nous évite des actions coûteuses en temps et en argent, comme le temps pour ré-écrire de meilleurs documents, l’emploi d’un salarié spécialisé en communication, les multiples réunions pour désembrouiller des situations qu’une bonne communication écrite aurait suffi à fixer simplement.

Forte croissance

La hausse de votre chiffre d’affaires découlera naturellement de tout ce qui a dit précédemment. L’indice de confiance ayant remonté avec votre E-réputation, les commandes se multiplient. Les employés, bien dans leur peau, donnent le meilleur d’eux-mêmes et les performances d’entreprises sont au plus haut. Les coûts sont réduits car chacun est à sa place, compétent sur son poste et tous font rayonner l’entreprise à l’extérieur et deviennent autant d’ambassadeurs de la Marque, ce qui accroît davantage l’indice de confiance de votre structure.

Notre solution

Avec CN traduction vous bénéficiez d’un totale souplesse et liberté d’embauche, sans le surcoût des charges salariales, sans être obligé de payer un employé malade ou absent. Vous embauchez un talent et une compétence à juste prix pour le temps défini, sous un contrat simple qui peut être arrêté à tout moment avec l’accord des parties. Très pratique dans les périodes d’urgences ou les imprévus où vous gardez tout le potentiel et l’engagement de votre équipe. Et, en plus, vous n’avez qu’un seul partenaire, dédié à votre Marque, que vous pouvez embaucher sur vos filiales à l’étranger ! Nous vous garantissons une excellente qualité d’échange, transparence et confidentialité.

Vous pensez à une solution pérenne et fondamentale ? Savez-vous que vous pouvez former vos équipes sur la qualité rédactionnelle sans surcoût. Ils ne sont pas motivés ? nous proposons une présentation sur l’importance cruciale de la qualité rédactionnelle en entreprise.

prêt à démarrer

Vous avez fait tout ce qu’il fallait pour optimiser la communication en entreprise, vous pouvez désormais profiter de cette tranquillité d’esprit pour vous concentrer sur la vision stratégique.